Las Fisuras en tus sistemas

ActionCOACH María Inés Morán

Qué satisfacción ofrece el momento en que te das cuenta que tu negocio comienza a crecer, a dar frutos, que has hecho todo lo posible porque sea sustentable, que  tienes a tu lado un equipo comprometido y financieramente te va bien, lo cual, finalmente, te está ofreciendo un margen de libertad y tiempo para ti y tu familia.

Si estás en ese punto, seguramente llevaste a cabo la labor de documentar   los procesos de tu empresa, desde tus  proveedores hasta la comercialización del producto o servicio que ofreces. Hiciste el esfuerzo de catalogar  lo que hace cada departamento y cada puesto de trabajo. Creaste manuales, sistemas, organigramas, diagramas de flujo. Desarrollaste estrategias de Marketing  y has medido todo lo necesario para conocer cada detalle de los diferentes departamentos, lo cual te permite incrementar tus ventas.

Ahora que todas las piezas finalmente están ocupando su puesto, es tiempo de subir el volumen y asegurarse de que el resultado de tu negocio sea mucho más grande que la inversión que has realizado. Pero recuerda que cuando comienzas a crecer demasiado rápido, aparecen  dificultades derivadas del proceso de estructuración y crecimiento.

Conocí a una joven pareja, el era Chef y ella maestra,  que decidieron abrir un restaurante con ese sabor de su país de origen, España. El caso es que, entre potajes y mariscos, ganaron algún reconocimiento por parte de los críticos culinarios, el aumento de comensales los animó a crecer en espacio físico y empleados, pero, de repente, se encontraron "atrapados",  resolviendo problemas diarios para poder mantener el buen servicio que los había llevado al éxito.

Acudieron a mi oficina muy preocupados, puesto que sentían que, con el crecimiento de la empresa, estaban muy lejos de conseguir que su restaurant fuese un negocio rentable, que pudiese  trabajar sin que ellos estuviesen  presentes. ¿Te suena familiar?

A pesar de las satisfacciones de ver tu negocio consolidarse, pareciera que has entrado en una etapa en la cual te encuentras trabajando  más arduamente que al inicio. Te consigues apagando "fuegos" que se presentan en distintos niveles de tu organigrama más a menudo de lo que te gustaría. Es lo que llamamos "fisuras en tus sistemas" que pueden causar verdaderos quebraderos de cabeza. No desmayes, es natural, te debes enfocar en buscar soluciones a los problemas manteniendo un ojo en el futuro de la empresa y otro en el presente.

Aquí, uno de los mayores desafíos, es no retroceder en tu gerencia a los momentos en que, además de dueño, eras un empleado más, a tiempo completo. Recuerda que tu meta es que tu empresa trabaje para ti y no tú para ella, así que tu principal obligación es ser el gran estratega y planificador.

Aunque comprometido y eficiente, lo cierto es que, más veces que las que deseas, tu equipo no está siguiendo los procedimientos diseñados o parecieran no dar el resultado esperado. Recuerda que nada es inmutable y que todos los procedimientos son perfectibles, por lo tanto, debes corregir los sistemas de acuerdo a las nuevas expectativas de tu empresa.

El entrenamiento de tu equipo es vital, estás incorporando personas nuevas  que  requieren tiempo y entrenamiento para adaptarse a los sistemas de tu negocio, por eso, en muchas ocasiones, a la hora de ponerlos en práctica, no se siguen como debe ser: no son máquinas y por lo tanto necesitan un tiempo para adaptarse a los procedimientos.

No temas en contratar un gerente general que, armado con todos los manuales de procedimiento, las técnicas y estrategias   con las cuales  has enriquecido a tu Pyme, pueda  manejar la parte operativa de tu negocio

Luego de un año trabajando con este lindo matrimonio madrileño, pudieron superar los problemas de su crecimiento e  incluso abrieron algunas sucursales, y auque les pareció impensable en un momento, pudieron tener los recursos y  el tiempo adecuado para tomar ese crucero por Alaska que se debían desde que contrajeron matrimonio.

La historia de tu negocio no tiene por qué ser diferente. Tu puedes vencer las estadísticas y transformar las dificultades en escuelas de aprendizaje y experiencia para tu negocio. . Al final, se trata de que todas las piezas encajen correctamente y la sinergia realice su trabajo, amalgamando tu negocio como una entidad que marcha hacia adelante, y que en cuanto lo desees, podrás monetizar, para vender y disfrutar de los verdaderos resultados, de los cuales hablaremos en la próxima entrega.

La palanca de Arquímedes y la tecnología

ActionCOACH Lic María Inés Morán 

Al científico,  de origen griego, Arquímedes, se le atribuye  la frase “Dadme un punto de apoyo y moveré al mundo”, relacionada a sus trabajos sobre la palanca. Lo cierto es que este concepto ha viajado desde  los tiempos antiguos, hasta ahora y ha impactado infinidad de disciplinas, para convertirse en un concepto de uso común incluso en las finanzas.   De acuerdo con la experiencia de empresarios exitosos y autores reconocidos, el apalancamiento constituye una clave indispensable para el éxito en los negocios.
   

La forma más fácil de definir el apalancamiento es, “hacer más con menos”, a través de tener un punto de apoyo y una palanca puedes mover una masa que de lo contrario te costaría demasiado esfuerzo. De hecho, el verdadero apalancamiento, es hacer mucho más con mucho menos, así que, al tratar de aplicarlo a tu negocio, surgen   una serie de interrogantes:  ¿Cómo puedo hacer aun más, con menos? o, más específicamente: ¿Cómo puedo servir a más clientes en mi negocio?, ¿Cómo puedo aumentar la producción  con menos tiempo de mi parte?, ¿cómo puedo abarcar más mercado empleando menos de mi tiempo?.

La respuesta para estas preguntas es utilizar el apalancamiento  través de las tecnología. Una y otra vez llegan a mi oficina emprendedores valiosos, envueltos en una cantidad de actividades que consumen su tiempo, desenfocándose del punto medular de crecimiento: El verdadero trabajo del dueño del negocio (aun de los negocios pequeños) es trabajar "para" y no "en" el negocio.  Es ahí donde reside el poder del apalancamiento.

Hay varias formas de utilizar el apalancamiento para que trabajes en construir tu empresa. Hoy tocaremos el tema del apalancamiento a través de los sistemas y la tecnología.

Los sistemas  tecnológicos efectivos y bien implantados pueden ahorrarte montones de dinero y tiempo.  De hecho, en muchas ocasiones, no requieren de enormes inversiones para ponerlas en práctica.  

Todos los negocios, por artesanales que parezcan, pueden obtener beneficios con este tipo de apalancamiento porque la clave está en saber qué sistematizar. Veamos algunos ejemplos:

1. Una simple herramienta de Google, como su agenda y el poder compartirla con distintas personas, contribuye a facilitar el trabajo organizativo de tu empresa y es, sin duda, un apalancamiento fácil de usar, efectivo y accesible. Yo lo suelo utilizar, no sólo entre mi asistente y yo, sino entre mis colaboradores cercanos, quienes, al compartir sus actividades en una agenda común,  evitan el duplicar esfuerzos y conocen que está haciendo todo el equipo.

2. En el mercado existen muchos programas de administración de relación con el cliente, (o CRM, por sus siglas en inglés) , que te facilitan el proceso de captación, de retención y desarrollo de los consumidores más rentables para tu empresa, son recursos que constituyen un verdadero apalancamiento tecnológico que suele abarcar áreas de los departamentos de Marketing, Servicios y, por supuesto, Ventas, además de brindarte facilidades de gestión, clasificación  y comunicación con tus mejores clientes.

3. Si quieres analizar cómo reacciona la gente ante tu producto y cuántas intenciones de compra se producen, entonces  para esto se puede utilizar un software de prueba (como www.optimost.com o www.vertster.com), que va presentando a los visitantes distintas versiones de una web de forma aleatoria y luego hace cálculos de cuáles fueron los diseños más efectivos (en términos de quiénes hacen click en el botón de compra). 

4.Otras herramientas adicionales, como Google Analytics o www.clicktracks.com, permiten hacer un análisis detallado del tráfico de tu propia web y, por ende, de la demanda que tiene tu producto

Personalmente he aplicado, y visto aplicar, estas áreas de apalancamiento a muchos tipos de negocios de variadas industrias y todavía no he encontrado uno en donde esto no pueda ser puesto en práctica.  Y si ahora te asalta la duda de cuándo comenzar, te comentaré que ayer era mejor que hoy, pero hoy será mejor que mañana. Arquímedes lo dijo hace muchos años y nunca soñó como su concepto podría ser tan buen aliado de la tecnología.

!Empleados juiciosos y enfocados!

ActionCOACH Lic María Inés Morán

Si quieres que tu personal cumpla con sus funciones  abalmente, no es suficiente que tengan una excelente disposición de trabajo, debes encargarte de darles una idea clara de sus roles.

Es muy común encontrar empleados quienes no hacen lo que se supone que deben hacer, y no lo hacen con intenciones malsanas o de saboteo: simplemente no han sido informados a cabalidad  sobre las responsabilidades que conlleva su cargo o peor aún,  cuáles son las funciones prioritarias que deben ejecutar para el cumplimiento de las metas globales de la empresa.

Te pongo un ejemplo: la principal función de un vendedor es generar la suficiente cantidad de prospectos, con determinado porcentaje  de conversión, para que, al materializarse  en clientes, compren tus productos o servicios invirtiendo un monto promedio.

Para lograr su meta, el vendedor de nuestro ejemplo, debe realizar 20 llamadas diarias a prospectos, pero si no tiene claro el punto focal de su cargo y la metodología para lograr su objetivo, puede que gaste el 80% de su tiempo preparando presentaciones de ventas muy elaboradas, y no realice  el número de llamadas que van a permitirle alcanzar su propósito.  Luego, al momento de hacer el recuento de las metas alcanzadas, nuestro vendedor resulta quedar  muy atrás de lo que se esperaba de su desempeño. ¿Puedes imaginar la cantidad de dinero que deja de ingresar a una Pyme porque los empleados no conocen las funciones prioritarias de su cargo?

Esta situación es responsabilidad directa de la gerencia, puesto que desde el departamento de Recursos Humanos,  tras ser reclutado, el novel empleado debe ser instruido sobre qué es lo que se espera de él  y las tareas a ejecutar de forma específica.

¿Por dónde empezar?

•  Organigrama: El primer paso es elaborar un organigrama completo de la empresa, desde el cargo más alto y el resto de los niveles de jerarquía. Ayuda a colocar a la gente adecuada en los lugares correctos.

• Descripción de cargos: Permitirá conocer en detalle las obligaciones y características de cada puesto de trabajo, establece y reparte mejor las cargas.

• Selección: una vez definidos los puntos anteriores, es más fácil el proceso de selección de personal tomando en cuenta  sus aptitudes y actitudes, además de definir con precisión la materia del adiestramiento que debe otorgársele.

Hace unas semanas tuve la oportunidad de conocer una Pyme dedicada a producir materiales de construcción y me agradó comprobar cómo, en un mercado altamente competitivo, los empleados de todo el organigrama estaban  muy claros en cómo hacer que la Empresa mejore cada vez más sus utilidades. Saben muy bien que si no cumplen con su trabajo de manera eficaz cada día, eso repercute directamente con las utilidades del negocio y la consecución de las metas.

Los empleados del departamento de compras, como es común, debían buscar al menos tres presupuestos por cada línea de material a adquirir, aunque, además del procedimiento estándar,  incorporaron normas bien establecidas sobre los tiempos de entrega, calidad del producto, e incluso de cómo hacer visitas a las fábricas de sus proveedores,  para conocer su situación operativa y verificar que tan confiables podrían  ser.

Sin lugar a dudas, si tus empleados tienen claro lo que deben hacer, cumplirán mejor con sus deberes  y se convertirán en juiciosos y enfocados. Es tu responsabilidad que  conozcan el alcance e importancia de sus funciones. No pierdas más tiempo y dinero: organiza tu Empresa.

Que tu empresa trabaje para ti

ActionCOACH Lic María Inés Morán

La mejor manera de ahorrar tiempo, energía, dinero y preocupaciones a los emprendedores, es el iniciar un negocio donde cada departamento trabaje en base a procedimientos definidos, que no den cabida a la improvisación.

Es posible que te des cuenta que todavía no tienes un sistema para cada proceso de tu negocio, y es natural, muy pocas personas inician con este aspecto en mente. La mayoría comienza  con su actividad  porque es excelente en su área, o porque tiene la oportunidad de comercializar un estupendo  producto, pero al pasar el tiempo, en lugar de tener un negocio, lo que ha construido es un autoempleo, donde el funcionamiento de la organización, o gran parte de ella, depende de su trabajo o sus conocimientos.

Esta es una trampa muy común que lleva al emprendedor a convertirse, no en un dueño de negocio, sino en un auto empleado,  con mayor carga de trabajo, sin tiempo y a veces sin el flujo de recursos que esperaba tener. ¿Conoces a alguien así?
Lamentablemente la razón por la cual, la mayoría de los dueños, trabajan tan duro, sin poder permitirse un espacio libre, es porque sus negocios no funcionan adecuadamente. Me explico: no se han creado los procedimientos que permitan  "sistematizar la rutina y humanizar las excepciones".

En  todas las Pymes de producción o comercialización de bienes y servicios, es posible crear sistemas de trabajo que permitan el buen desenvolvimiento de las actividades, una vez que se ha elegido a las personas adecuadas y  han sido entrenadas en una serie de  procedimientos estándar.  Incluso aquellos negocios que dependen del proceso creativo de su emprendedor, pueden tener un sistema donde, aquellos que deben producir las ideas, tengan los parámetros adecuados para hacerlo correctamente.

Lo primero en lo que debes trabajar es en desprenderte de ese afán controlador que impide que puedas considerar que tu negocio trabaje sin que tu estés. Aunque seas extraordinario en lo que haces, siempre hay maneras de enseñar a otros a hacerlo igual o parecido. Es necesario construir metodologías y esquemas que permitan estructurar tu Pyme para que trabaje siguiendo unos patrones o esquemas diseñados de antemano. Ese es el espíritu y el éxito de las franquicias.

No olvides que el tener tu propio negocio debe incluir el conseguir  espacio  para que puedas manejar tu tiempo de la forma en que decidas, ya que los encargados de tu empresa hacen que esta funcione  siguiendo las reglas que tu implementaste.