Mira cómo una Universidad Redujo 70% sus Gastos

ActionCOACH Lic. María Inés Morán

El reducir costos es una asunto vital para toda empresa, y debe ser un objetivo constante mantener, lo más amplia posible, la brecha entre los montos de producción y las utilidades. ¿Cómo está tu oficina en materia de reducir costos?

Aunque por definición, los ingresos de un buen negocio provienen de la comercialización de sus productos o servicios, la fuga de capital resultante de los pequeños desperdicios en cada uno de los departamentos termina siendo de gran peso en algunas organizaciones, y puede crear verdaderos desafíos a la gerencia. ¿Cuándo comenzar a tomar acciones al respecto? Mi opinión es que lo hagas  desde ya. No esperes que tu emprendimiento enfrente un panorama adverso para aceitar la infraestructura de tus sistemas, con la mira puesta en lograr la mayor eficiencia posible y menor gasto.

Como primer paso, lo que le recomiendo a mis clientes, es que deben reunir a todo su equipo y fijarles una meta de ahorro en su departamento. Mucha gente piensa inicialmente que ya todo está muy bien medido y que trabaja con la mayor austeridad de sus recursos, pero te sorprenderá todo lo que resulta de una tormenta de ideas de un grupo comprometido con el área financiera y de costos de tu empresa.

• Renegocia lo que puedas: Dentro del tema de los ahorros puede surgir la renegociación con empresas proveedoras de servicios, como la electricidad, teléfono, el internet, la limpieza de tus oficinas, comedor, o cualquier otro agente externo. O que tu empresa asuma algunos servicios. Jesús  es un gran amigo de mi familia, que vive en Latinoamérica, y es el Rector de una importante universidad privada de su país. De visita en México, me comentaba que gastaban importantes sumas en la organización, protocolo, vestuario, arreglos, y todo lo necesario para el buen funcionamiento de la ceremonia de los Actos de Grado, pero eso cambió una vez que su Universidad asumió toda la organización del evento, desde el protocolo hasta mandar a hacer sus propias togas, birretes, y demás artículos necesarios,  de tal manera que los costos se redujeron en un 70%, tanto para la universidad como para los propios alumnos.

• Deshazte del tiempo muerto: Como ya lo sabes, el tiempo es oro, de modo que reducir las horas ociosas o la duplicación de funciones en tu organización es una manera muy efectiva de ahorrar dinero.  Para ello recuerda que cada cargo y departamento debe tener su manual de funcionamiento.

• Haz que el ahorro te pinte de verde: Acoge los programas de reciclaje como un gran aliado de tu empresa. Bajo esta premisa, comienza a observar el uso de los materiales de oficina; mucho se puede ahorrar en tonner, fotocopiadora, impresiones en blanco y negro, usando papel reciclado, reutilizando algunos materiales, eliminando papeleo innecesario y aprovechando más las comunicaciones electrónicas. ¿sabes los cientos de dólares que puedes ahorrarte si piensas verde?

Aunque es más fácil decirlo que asumir el ahorro como costumbre empresarial, puedes incentivar a tus empleados a tomar medidas premiando su esfuerzo con vacaciones o bonos  a cuenta de un porcentaje del dinero "recuperado" luego de la reducción general de los costos. ¡Así todos ganan!

¿Dejas de hacer lo importante por atender lo urgente?

ActionCOACH Lic María Inés Morán

                                                                            Saber lo que realmente se quiere es indispensable para avanzar en la vida; trazar la estrategia y el tiempo que te tomará lograrlo nos mantiene enfocados en nuestro éxito, pero lamentablemente, en muchas ocasiones, hay una gran cantidad de pequeñas cosas o actividades que nos roban la energía, nos distraen e impiden caminar consistentemente hacia nuestro objetivo. 

El categorizar nuestras situaciones como “urgentes” o “importantes”, nos brinda una orientación sobre  cuál debemos ponerle empeño en determinado momento; nos resta angustia sobre el cúmulo de situaciones que tenemos en nuestras manos al mismo tiempo y debemos resolver.

Lo urgente requiere tu atención inmediata, resolverlo de una vez, pero lo importante requiere que te enfoques en lograrlo, puede ser en cualquier área de tu vida, incluso en lo personal, como es el tiempo de calidad que quieres dedicar a tu familia, o el necesario para lograr tus objetivos, y no debes permitir que distracciones menores te roben ese tiempo y energía.

Muchas veces no podemos terminar las cosas importantes porque recibimos llamadas telefónicas de personas que alargan la conversación, visitas no esperadas en el tiempo que tienes destinado para algo importante, o uno mismo cae en prácticas de postergación de lo importante con otros asuntos irrelevantes.

Así sucedió con Antonio, un profesor universitario a quien le costaba muchísimo trabajo entregar los exámenes a tiempo o las notas a la administración y no disfrutaba de tiempo libre prácticamente nunca, siempre encima de libros preparando sus clases, exámenes o corrigiendo trabajos de sus alumnos. Pero al hacer un análisis de su horario, Antonio, junto a su coach, pudo descubrir que su vida se encontraba plagada de interrupciones, llamadas telefónicas, alumnos que constantemente iban sin previa cita a hacer preguntas o colegas que se sentaban en su oficina a tomarse el café.

Luego de unas semanas con su ActionCOACH, se dio cuenta que tenía que limitar a horas específicas la atención a sus alumnos, y cerrar la puerta de su oficina a los amigos que solían visitarlo. También se dio cuenta que el teléfono celular era una gran fuente de distracción porque, a través de mensajes de texto  mantenía el contacto con su familia por lo que terminaba haciendo miles de cosas que le robaban el tiempo y no le permitían avanzar en sus metas.

¿Debemos aislarnos del mundo?, ¿dejar en segundo plano nuestros amigos, nuestros asuntos personales o familiares para alcanzar el éxito que buscamos?, ¡Por supuesto que no!, pero puede resultar contraproducente ir en pos de grandes objetivos o metas sin antes poner en orden las bases de nuestra vida y negocio.

Una buena forma de lograr esto, es eliminar las molestias que te están robando energía.

1. Categoriza en Urgente e Importante: Te darás cuenta que muchas de las cosas que te preocupan y te restan energía no tienen mayor importancia e impacto en tus objetivos.
2. Haz una lista de lo urgente: No sirve hacerla mentalmente, debes ponerla por escrito. Debes escribirlas para que todas las molestias salgan de tu mente,  se plasmen en un papel y puedas analizar la cantidad de cosas pequeñas que tú has permitido hasta ahora que tomen el control de tu vida.
3. Toma un día para trabajar en las cosas de tus “urgencias”: Escoge algo que puedas hace en un día, tal vez ese cajón desordenado de tanto tiempo o finalmente hacer una cita con tu dentista.  Fija un plazo para acabar con tu lista y verás que  solo el hecho de escribirla, tu mente se enfocará en las soluciones y empezará  a avanzar.
4. No permitas que los demás dominen tu agenda: Hemos conversado anteriormente de lo importante que resulta llevar un horario de tus actividades, de manera que si recibes alguna distracción externa, debes, con mucho tacto, hacerle saber que estarás dispuesto en tal o cual momento para prestarle toda tu atención.
5. Mantén tu foco en lo importante: La palabra clave en este sentido sería la consistencia y el compromiso del logro.  Tómate el tiempo necesario para alcanzar tu objetivo. Esto es básico para que el éxito sea duradero.

La práctica constante de estos pasos reducirá, en pocas semanas, el  número de cosas que te distraen, y podrás reemplazarlas por otras fuentes de energía  o acciones positivas y enriquecedoras

¿Qué  tal si la comienzas ahora mismo? ¡Si, AHORA!  Ve ya por un lápiz y un papel y comienza a dar los primeros pasos de un proceso de control y ¡muy pronto  te descubrirás convirtiéndote en un impulsor del cambio congruente!

El tiempo rendido a tus pies

ActionCOACH Lic María Inés Morán

Uno de los más grandes logros que podemos tener en la vida es ser el dueño de nuestro tiempo, hay que tomárselo con gran seriedad y disciplina. Los hábitos, el pensamiento y el comportamiento influyen directamente en el manejo de tu tiempo.

Constantemente estamos posponiendo, en lugar de llevar a cabo nuestras tareas importantes, y eso nos impide ser más eficientes.

El decir que no tenemos tiempo es una verdadera falacia, el día tiene 24 horas, o sea 86400 segundos que mucha gente aprovecha para hacer más cosas  que nosotros en ese período, ¿Por qué no te alcanzan a ti?,

Veamos el caso de Juan Andrés, un flamante dueño de negocio que ha aprendido el arte de tener al tiempo rendido a sus pies. No siempre fue así, no sabía lo mucho que postergaba  hasta que le recomendé la lectura del libro de Brian Tracy, Tráguese ese Sapo. A partir de ahí trabajó en Pensar en Papel , que no es otra cosa que poner las cosas que quieres por escrito. Eso  le permitió  discriminar diariamente de su lista de pendientes cuál sería la actividad  de mayor importancia de su "hoy"  (El Sapo) y dedicarle las primeras horas de la mañana.

Pero incluso saber  reconocer  “El Sapo” requiere de un análisis inicial de tus actividades y el peso que cada una tiene para tu vida profesional, personal, emocional o familiar.

1. Usa una agenda, para planificar tu día con horarios, tiempos para la familia y la del trabajo. En ocasiones nuestro trabajo nos exige un horario fijo, pero en aquellas actividades económicas donde eres el dueño de tu propio negocio, resulta vital tener tu agenda organizada y cumplirla fielmente.
2. Clasifica las actividades por su importancia y comienza tu día por “El Sapo”. Lleva a cabo la actividad más importante para tí al inicio del día.  
3. Es sano declinar amablemente aquellas actividades extras que asumes en un momento y te llenan el día de compromisos que complican tu agenda pero aportan poco a tu productividad o esparcimiento.
4. Aprende a delegar: Hay que saber compartir responsabilidades, buscar apoyo tanto en el trabajo como en el hogar. 
5. Aunque es bueno ser exigente en todo lo que haces y poner tu mayor esfuerzo, debes definir un plazo para terminar cada actividad  o comenzar otra, o ¡puedes pasar todo el día perfeccionando solo una y posponiendo el resto! 
6. Haz un esfuerzo en separar el tiempo de trabajo y el de compartir en familia o de distracción, para lograr un balance saludable entre todos que te permita enfrentar con mayor energía cada día.

Podemos resumir cuatro habilidades que te permitirán un mejor uso de tu tiempo: Autogestión, Análisis, Planificación y Delegación. Comprobarás la sensación de satisfacción y eficiencia que ofrece el aprender a manejar el tiempo. ¡Atrévete a intentarlo! @Coachmimoran