Un Equipo que Ejecuta

ActionCOACH LIc María Inés Morán

Un Equipo Grandioso se forma juntando una serie de elementos para hacer que todo funcione perfectamente. Una vez que ya has trazado las metas, hay que detallarlas con una dirección sobre  quién hace qué y cuándo lo debe hacer, es lo que conocemos como el Plan de Acción.

Para organizar tu Plan de Ación debes tener muy claros los objetivos estratégicos que ya trazaste anteriormente, de modo que, a través de este plan, estás priorizando las iniciativas más importantes para poder cumplir con esos objetivos, lo que lo convierte en la estructura de tu proyecto.

Obviamente, dentro de ese Plan está implícito el cómo hacerlo. Te comento que el dueño de una fábrica de uniformes industriales, hace pocos meses, estaba buscando incrementar, en al menos 60%, las utilidades  al cierre del año fiscal. Para ello se decidió que el "Cómo lo realizaría" sería  por medio de  una campaña de Marketing  que le permitiera, para mediados de ese año,  tener  una cantidad determinada de negociaciones de ventas, en pleno desarrollo, con altas posibilidades de captarlas. Para ello, nombró los distintos "responsables" de cada uno de los pasos y en el departamento de comercialización  se confió no solo el diseño de la campaña si no la responsabilidad de disponer "cuándo" era la mejor época para comenzar a hacerla pública.

Para ello hubo que definir "Cuáles" serían las estrategias específicas de Marketing, qué tipo de publicidad iba a generar, "Cómo " medir el progreso de la campaña. El equipo de negocios es el encargado de recibir a los interesados y desarrollar sus estrategias de ventas definiendo de antemano "cuáles" son los beneficios con los cuales harás atractiva la venta a los prospectos, "cómo" será el proceso de comunicación y cuáles serán los KPI´s que se tomarán en cuenta para hacer la evaluación de todo el progreso.

No puedes pasar por alto que también debes tomar previsiones por si acaso algo pudiera no salir cómo se trazó inicialmente, y te darás cuenta de ello a través del seguimiento diario, semanal, quincenal o mensual de tu plan original.

¿Hay retrasos o cambios en tus planes? No desistas, solamente reestructura tu cronograma y refuerza los aspectos donde han surgido algunas dificultades pero no abandones el plan, Recuerda que si no tienes claro el camino puedes terminar llegando a cualquier otra parte y sin ejecutar el plan.

Círculos Viciosos de tu Negocio y tu Vida

ActionCOACH Lic María Inés Morán

El dialelo (del griego diallēlos, «recíproco») lo conocemos mejor como un "círculo vicioso" y consiste en permanecer en una situación que pareciera no tener salida, puesto que hay dos circunstancias que resultan causa y efecto la una de la otra, y se repiten constantemente.

Fíjate la relación del cuerpo con el carbohidrato: seguramente te ha pasado que mientras más carbohidratos consumes, mas ansias de carbohidratos desarrollas, porque nuestro cuerpo, al recibir carbohidratos, debe producir insulina para degradarla, y tras esa fuerte descarga que llega a tu organismo, el cuerpo requiere compensarla con más carbohidratos por lo que regresan las ansias de volver a consumirlos y asi sucesivamente dando comienzo al círculo de nuevo.

A lo mejor ocurre lo mismo, en otras circunstancias, con otros círculos viciosos, como por ejemplo en el negocio, cuando en un momento de necesidad específica contratas a alguien sin tener  claridad de su lugar en el organigrama y sin darte cuenta, terminas llenando tu empresa de personas para que resuelvan las carencias de otros empleados,  y te encuentras ¡en otro dialelo!.

En esos momentos suelo decir que es necesario tener un "botón de pausa" que permita detener el círculo vicioso: antes de solucionar un problema puntual y quizás generar otros, estudia cuál es la estructura organizacional que tienes y, a su debido tiempo, conseguir esa persona idónea que pudieras tener en cada uno de los puestos para conformar un equipo de trabajo balanceado.

Así mismo, ¡bájate del carrusel de la insulina y corta el círculo vicioso! Luego de poner pausa y analizar el daño que puede producir a tu organismo el juego de la insulina y los carbohidratos,  debes saber que ese balance que requieres en tu vida personal, o laboral, también es necesario en tu salud, de modo que tu alimentación debe formar parte de un equilibrio junto al tipo de actividad que desarrolles.

No consumas carbohidratos o azúcar solo para satisfacer una necesidad inmediata, sino que, por el contrario, responsabilízate por tu alimentación y haz una práctica sana de la misma para que tu organismo pueda también superar el ciclo de la insulina que puede tener consecuencias graves en el tiempo.

Una causa y su efecto no pueden continuar dirigiendo tu vida, tienes el poder de corregir tu rumbo.  En ocasiones es difícil vencer los hábitos arraigados, pero justamente de eso se trata la vida, de identificar nuestros errores, aprender de ellos y resurgir fortalecido.  ¿Te atreves a dejar de lado tus círculos viciosos?

¿Tus Empleados Pasan Muchas Horas Inactivos?

ActionCOACH Lic María Inés Morán

Muchos negocios se lanzan a la aventura de comenzar a contratar personas dependiendo de la demanda puntual que tengan en ese momento y, sin darse cuenta, adquieren un compromiso laboral para el cual podrían no estar preparados en ese momento o terminar duplicando esfuerzos porque no lo hacen basados en la planeación de su organigrama.

La consecuencia más visible es que tus empleados, comienzan a tener muchas horas improductivas.

Cuando hago diagnósticos en las empresas de los emprendedores, resultan increíbles las diferentes maneras de reducir costos para que las utilidades crezcan. Una de ellas es disminuyendo la duplicación de cargos y los altos niveles de administración que tienen.

De forma que, al establecer los sistemas adecuados y mejorar el entrenamiento de tu equipo, es posible que algunos de los puestos administrativos en tu empresa se vuelvan obsoletos o innecesarios.

Recuerdo a Freddy, quien, como dueño de una empresa de ventilación industrial, mantenía un equipo de vendedores, otro de técnicos instaladores y, además, el personal que ejecutaba la garantía del trabajo o arreglaba ciertos desperfectos técnicos. Lo cierto es que su pequeña empresa sostenía costos muy altos en recursos humanos.

Tan pronto finalizamos de trabajar en mejorar el organigrama y la estructura de su empresa, le ofreció, a su equipo técnico, entrenamiento para que se incorporara a las ventas y les garantizó una comisión por los contratos que se materializaran. Menos personal y mayor productividad fue la primera consecuencia de haber administrado mejor el recurso humano de su empresa.  

Por otro lado, si sometes a una evaluación cuidadosa de desempeño a tu personal y tus sistemas, de seguro encontrarás que muchos empleados tienen largos períodos de inactividad durante el día, o quizás estén  haciendo la misma función, o no tengan la información de sus cargos y no sepan qué deben hacer "cada día, todos los días" o sencillamente no es un personal productivo: ¡Es el momento de evaluar el tamaño de tu equipo de trabajo y hacer los ajustes necesarios!

-Es fundamental no iniciar una "cacería de brujas" que enturbie el clima organizacional.

-Analiza de cerca la productividad de cada individuo

-Acoge cualquier tecnología nueva que haga, del lugar de trabajo, un sitio más eficaz que en el pasado.

-Diseña sistemas que permitan a los empleados trabajar sin necesidad que se les supervise

Que la reingeniería, te repito, no se convierta en una cacería de brujas, recuerda que como dueño del negocio tú mismo diseñaste la estructura ineficiente que tienes ahora, pero la buena noticia es que con un poco de reentrenamiento, mejoramiento de los sistemas, manuales de procedimiento y supervisión de la gerencia, puedes minimizar la pérdida de recursos y, en consecuencia, aumentar tus márgenes de utilidades.

!Los Manuales que salvan tu Negocio!

ActionCOACH Lic María Inés Morán

¿Has escuchado la premisa de que las personas son  el principal activo de una empresa? Pero si no les dices cómo deben llevar a cabo su trabajo, no estás aprovechando todo el potencial que tienes a la mano.

Cada una de las personas que forman parte de tu organización, deben conocer, no solamente qué objetivos cumplir en sus funciones, sino la  manera más eficiente de desempeñarlas. Eso significa que una de las herramientas más útiles que debes tener, es el  manual de Descripción de Cargos donde se especifican  las responsabilidades de cada uno de los  empleos que existen en tu empresa.

¿Te parece tedioso? Mientras más rápido desarrolles este manual,  menos quebraderos de cabeza tendrás con personas que no hagan correctamente su labores o se encuentren desenfocados.

La mejor manera de lograrlo es elaborando resúmenes, videos, cintas o fotos para explicar todo lo que se debe hacer en cada puesto hasta su último detalle. A fin y al cabo, un  manual de "Descripción de Cargos" permitirá a tu Pyme, tener bases sólidas en cuanto a las funciones, deberes y características que debe tener la persona que ocupará cada cargo. Y nada mejor que comenzar por aquellos empleos que ya se tienen o se crearán en un futuro cercano.

Quizás te preocupe  el esfuerzo que debes hacer en redactar, con lujo de detalles, cada labor de cada persona, pero, en el lado positivo,  es un esfuerzo que se hace solo una vez y te va a ahorrar mucho tiempo y dinero al no tener que orientar, a cada rato, a ese empleado, sobre cada  tarea que deba desarrollar.

Cuando contrato a alguien, recibe en su inducción, una guía detallada de sus labores, incluso con fotografías de cómo debe hacer las cosas. Desde contestar el teléfono, recibir a los clientes, qué ofrecerle, cómo preparar la sala de reuniones,  los archivos para las juntas, etc.  y de esta manera, tanto él como yo, sabemos que todos los pasos de su trabajo están cubiertos y tiene gran porcentaje de éxito, sólo por seguir la guía.

Estos documentos sirven para:

• Al momento de ingresar a una persona  a la organización, le es más fácil conocer  sus obligaciones y las expectativas que se esperan de su cargo.
• Son valiosas guías del día a día en el desempeño laboral de cada puesto. No hay excusas para el "Yo no sabía"
• Delimita funciones y evita que se solapen  o que se dejen sin atender áreas por falta de información entre los cargos

Además de mostrar los procedimientos adecuados, debe contener información de cómo el trabajador puede ser sobresaliente en sus funciones.

En definitiva, tus colaboradores y empleados, además de saber qué deben hacer, tienen que ser informados sobre cómo la empresa espera que sean logrados los objetivos.  Ahora hazte este pregunta final: ¿Dónde crees que les gusta más a los trabajadores laborar, donde hay manuales o donde nada está escrito?
¡Adelante ponte a escribir o haz que ellos mismos comiencen a hacerlo!