ActionCOACH Lic María Inés Morán
En todas las empresas es necesario
un sano control o vigilancia de los procesos y de las actividades que se llevan
a diario. Estadísticamente, al menos un tercio de las empresas que cierran, lo
hacen por graves fallos en los procesos de control que producen un colapso
total del sistema. Es uno de los errores más comunes que cometen los
empresarios y que, lamentablemente, conduce al cese de actividades.
Centavo a centavo, una Pyme se puede
ir descapitalizando en diferentes formas: en desperdicio de material, en horas
hombres sin aprovechar, en tareas duplicadas, en personal mal preparado para el
trabajo que debe desempeñar, etc, y por eso, la falta de controles clama por una
administración de recursos, de tiempo, de personal y de procesos de auditorías.
¿Parece complicado?, no lo es tanto.
Imaginemos una fábrica de blue
jeans, donde se compran grandes rollos de materia prima a utilizar. A partir de
ese momento continua el proceso de control ya que hay que cuidar que esa tela cumpla
con los estándares de calidad prometidos por el fabricante. Luego la tela se sitúa
en una máquina que la estira y la coloca
en varias capas, mientras un operario
revisa que hasta ahí la operación esté correcta. En seguida se marca y se lleva
a la cortadora. Otra vez hay que vigilar
la calidad del corte antes de continuar hacia la máquina de costura.
Pero estos controles de producción,
no se basan en aspectos subjetivos ya que los mismos deben estar sistematizados
por medio de manuales adecuados donde se especifique, con el mayor detalle
posible, los estándares de calidad que entran en juego. ¿Solo controlamos la
producción?
Además hay que ejercer supervisión
sobre el resto del organigrama administrativo, con los diferentes
departamentos, los inventarios, gastos en que se incurren, planes de marketing,
y demás procesos, todos deben pasar por el crisol de los instrumentos de auditoría disponibles, como los
reportes, los cheklists, los diagramas de flujo, los guiones, los manuales de
operación, indicadores, en fin, todo
aquello que te permite controlar los procesos o servicios.
La economía de recursos es el eje
transversal de toda la operación de control de procesos en tu negocio, y es una
actividad constante, apremiante y absolutamente imprescindible para mantener
una empresa viable desde el punto de vista financiero.
Tener el personal apropiado y los
métodos de control estandarizados facilita la labor. Si tienes dudas de cómo
empezar, llama al ActionCOACH más cercano a tu empresa, no permitas que quiebre
por falta de controles.
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