!Auxilio!...No tengo sistemas en mi negocio!

ActionCOACH Lic. María Inés Morán

Cuando un negocio inicia, el emprendedor y un pequeño número de empleados, realizan todas las tareas y conocen todo lo que hay que hacer, pero una vez que el negocio va creciendo, se diversifica y se abren otros departamentos,  se hace necesario contar con mayor número de personas y actividades  y es en ese momento crítico cuando existe un verdadero peligro de que comience a perderse el control de todo y, en lugar de negocio, se convierta en un sitio que requiere apagar incendios cada día, resolver dificultades y, a la larga, además de extenuante, incrementa las posibilidades de que el sueño del emprendedor se vaya al traste.

 Brad Sugars, el coach de negocios fundador de ActionCOACH, en su libro Multimillonario en Entrenamiento nos señala que  “con buenos sistemas en marcha, deberías ser capaz de poner tu negocio en piloto automático”

¿De qué se trata?Pues de documentar todos los pasos y operaciones que se deben llevar a cabo dentro del negocio para así mantener el servicio o la producción, justo como se quiere, todas las veces, todo el tiempo, tal como se comprometieron a hacerlo.  Lo más importante: que el negocio no requiera la presencia del emprendedor para funcionar correctamente y que produzca resultados consistentes y  confiables.

Una pequeña tienda de servicio fotográfico puede creer que no necesita un proceso sistemático,  que con recibir los archivos y entregar las fotografías impresas ya está cumpliendo al menos el 90% del trabajo. ¡Es un grave error! La forma exacta de atender al cliente, la compra de material, el café o té que ofrecerá a los que esperan, y un sinfín de actividades que suceden cada día en esa pequeña tienda, deben ser sistematizados.

¿Te parece arduo, tedioso e innecesario? Déjame explicarte que un buen sistema te ahorra tiempo, dinero y muchísimos dolores de cabeza.

Quizás te preguntarás ¿cuándo es el momento para iniciar este proceso? No debes esperar que tu negocio crezca y comiencen los problemas para iniciar el ordenamiento  del mismo. Mientras más temprano comiences tendrás más ventajas sobre el resto de tus competidores. Debes comenzar por enlistar todas las actividades rutinarias, diarias, semanales o mensuales que cada empleado necesita cubrir, lo cual te permitirá hacer un mapa de los varios puestos dentro del negocio y servirá para hacer las descripciones de cargos.

Hay que escribir todo de manera que, si te tomas unos días o unas semanas sin estar en tu negocio, alguien pueda hacerlo igual de bien que tú. Ocúpate de crear un manual de administración de tu negocio paso a paso, de las cosas que realizas para fomentar interés en tu producto o servicio, cómo se entrena a tu personal, la inducción,  códigos de comportamiento, incentivos, trato con el público, atención telefónica, redacción de las comunicaciones. Tómate tu tiempo porque estás construyendo los cimientos de una empresa fuerte y exitosa.

Sin embargo debes tener cuidado en que luego de hacer todo ese esfuerzo, el resultado solo adorne las estanterías de las oficinas ejecutivas y no sea el plan de ruta de la empresa. Un manual de “Buenas Intenciones”, o de pura teoría, sin que se lleve a la práctica, sería uno de los mayores errores que se puede cometer en los negocios.

Además, el proceso de sistematización debe ser  cuantificado de modo de evaluar su implementación y efectividad, así como poder hacer los cambios que se necesiten porque nada es estático, todo evoluciona y los sistemas deben ser sometidos a revisión periódica gracias a la experiencia y colaboración de los mismos empleados.

Ten en cuenta que “El verdadero negocio de los emprendedores es  crear empresas rentables sin que dependa de ellos para  reproducirlas y/o venderlas”.