jueves, 29 de enero de 2015

¿Cuánto conoces tu negocio?

por Lic. ActionCOACH María Inés Morán
En estos días me conseguí a un gran amigo quien tiene una distribuidora de repuestos automotrices. Tras saludarnos, le pregunté cómo estaba su negocio y me comentó que "bien, a pesar de que las ventas han caido un poco por la situación del país". Nos tomamos un café mientras le preguntaba aspectos puntuales para conocer la verdadera causa del decaimiento de sus ventas y la conclusión fue obvia: más allá de la contabilidad, no tenía ningún tipo de estadísticas sobre cómo, en realidad, funcionaba su empresa, ante lo cual, aunque es más facil culpar a la "economía del país", no tenia idea de qué verdaderamente podría estar pasando.

Un médico no da una receta sin antes hacerle un examen a su paciente. De la misma manera, tu empresa requiere que monitorees la totalidad de su funcionamiento con el fin de mantenerte informado y poder hacerla crecer o tomar medidas a tiempo si algún área requiere atención inmediata.

Saber la situación completa de la empresa, aparte de necesaria, es el punto de partida para llevar a cabo cualquier mejora o cambio y la forma de constatarlo es conociendo los Indicadores Claves de Desempeño, que no son otra cosa sino información organizada sobre todos los aspectos de tu negocio. ¿Cuáles?, pues cómo está el desempeño de la gerencia general, el departamento de mercadotecnia, el departamento de producción u operación, el departamento de administración, recursos humanos y atencion al cliente, por ejemplo.

Estarás preguntándote de qué manera computar los indicadores de desempeño de tu negocio y, aunque no hay un directorio establecido, sí existen algunos de uso generalizado.

Voy a darte algunos ejemplos que pueden ayudarte a crear tus propios indicadores:

1. Si queremos entender el nivel de cumplimiento de entregas a los clientes, por ejemplo, debemos contabilizar el total de pedidos despachados y cuántos de ellos no fueron entregados a tiempo, de manera que una simple regla de tres nos dará cuál es el porcentaje de cumplimiento o incumplimiento que, como sabrás, incide directamente en la percepción del servicio por parte del cliente, en la fidelidad que pueda desarrollar ante tu empresa o en la recaudación de tu cartera. (Usa la fórmula de Total de pedidos despachados x 100 dividido entre los pedidos que no fueron entregados a tiempo)

2. Para saber con exactitud tu inventario, al inventario teórico (El que tienes en tus registros) debes restar el inventario físico inventariado en un momento determinado.

3. El conocer el índice de rotación de la mercancía, nos permite saber el número de veces que el capital invertido se recupera a través de las ventas. Se conoce multiplicando por cien las ventas acumuladas y dividiéndolas por el inventario promedio.

Puedes hacer fórmulas para medir la productividad de tu mano de obra, el ausentismo laboral, frecuencia de accidentes, el costo de despachar cada 100 dólares (o la unidad monetaria que elijas), y todos aquellos puntos que consideras pueden darte información valiosa sobre el estado de tu empresa.

No hay que olvidar que los Indicadores Claves de Desempeño son un medio y no un fin, son un apoyo para saber como se encuentra la organización y por eso sería un error pretender matizarlos, encubrirlos o ignorarlos.

¿Qué hacer con eso? Con todas esas tablas analizadas y discutidas entre tu equipo, puedes trabajar exactamente las áreas problemas, ensayando soluciones que te permitan tener más clientes, mayores ventas, escalar posiciones en el mercado local o cualquier otro aspecto que debas mejorar para que tu negocio sea sólido y exitoso tal como lo has proyectado.