!Los Manuales que salvan tu Negocio!

ActionCOACH Lic María Inés Morán

¿Has escuchado la premisa de que las personas son  el principal activo de una empresa? Pero si no les dices cómo deben llevar a cabo su trabajo, no estás aprovechando todo el potencial que tienes a la mano.

Cada una de las personas que forman parte de tu organización, deben conocer, no solamente qué objetivos cumplir en sus funciones, sino la  manera más eficiente de desempeñarlas. Eso significa que una de las herramientas más útiles que debes tener, es el  manual de Descripción de Cargos donde se especifican  las responsabilidades de cada uno de los  empleos que existen en tu empresa.

¿Te parece tedioso? Mientras más rápido desarrolles este manual,  menos quebraderos de cabeza tendrás con personas que no hagan correctamente su labores o se encuentren desenfocados.

La mejor manera de lograrlo es elaborando resúmenes, videos, cintas o fotos para explicar todo lo que se debe hacer en cada puesto hasta su último detalle. A fin y al cabo, un  manual de "Descripción de Cargos" permitirá a tu Pyme, tener bases sólidas en cuanto a las funciones, deberes y características que debe tener la persona que ocupará cada cargo. Y nada mejor que comenzar por aquellos empleos que ya se tienen o se crearán en un futuro cercano.

Quizás te preocupe  el esfuerzo que debes hacer en redactar, con lujo de detalles, cada labor de cada persona, pero, en el lado positivo,  es un esfuerzo que se hace solo una vez y te va a ahorrar mucho tiempo y dinero al no tener que orientar, a cada rato, a ese empleado, sobre cada  tarea que deba desarrollar.

Cuando contrato a alguien, recibe en su inducción, una guía detallada de sus labores, incluso con fotografías de cómo debe hacer las cosas. Desde contestar el teléfono, recibir a los clientes, qué ofrecerle, cómo preparar la sala de reuniones,  los archivos para las juntas, etc.  y de esta manera, tanto él como yo, sabemos que todos los pasos de su trabajo están cubiertos y tiene gran porcentaje de éxito, sólo por seguir la guía.

Estos documentos sirven para:

• Al momento de ingresar a una persona  a la organización, le es más fácil conocer  sus obligaciones y las expectativas que se esperan de su cargo.
• Son valiosas guías del día a día en el desempeño laboral de cada puesto. No hay excusas para el "Yo no sabía"
• Delimita funciones y evita que se solapen  o que se dejen sin atender áreas por falta de información entre los cargos

Además de mostrar los procedimientos adecuados, debe contener información de cómo el trabajador puede ser sobresaliente en sus funciones.

En definitiva, tus colaboradores y empleados, además de saber qué deben hacer, tienen que ser informados sobre cómo la empresa espera que sean logrados los objetivos.  Ahora hazte este pregunta final: ¿Dónde crees que les gusta más a los trabajadores laborar, donde hay manuales o donde nada está escrito?
¡Adelante ponte a escribir o haz que ellos mismos comiencen a hacerlo!