Mira cómo una Universidad Redujo 70% sus Gastos

ActionCOACH Lic. María Inés Morán

El reducir costos es una asunto vital para toda empresa, y debe ser un objetivo constante mantener, lo más amplia posible, la brecha entre los montos de producción y las utilidades. ¿Cómo está tu oficina en materia de reducir costos?

Aunque por definición, los ingresos de un buen negocio provienen de la comercialización de sus productos o servicios, la fuga de capital resultante de los pequeños desperdicios en cada uno de los departamentos termina siendo de gran peso en algunas organizaciones, y puede crear verdaderos desafíos a la gerencia. ¿Cuándo comenzar a tomar acciones al respecto? Mi opinión es que lo hagas  desde ya. No esperes que tu emprendimiento enfrente un panorama adverso para aceitar la infraestructura de tus sistemas, con la mira puesta en lograr la mayor eficiencia posible y menor gasto.

Como primer paso, lo que le recomiendo a mis clientes, es que deben reunir a todo su equipo y fijarles una meta de ahorro en su departamento. Mucha gente piensa inicialmente que ya todo está muy bien medido y que trabaja con la mayor austeridad de sus recursos, pero te sorprenderá todo lo que resulta de una tormenta de ideas de un grupo comprometido con el área financiera y de costos de tu empresa.

• Renegocia lo que puedas: Dentro del tema de los ahorros puede surgir la renegociación con empresas proveedoras de servicios, como la electricidad, teléfono, el internet, la limpieza de tus oficinas, comedor, o cualquier otro agente externo. O que tu empresa asuma algunos servicios. Jesús  es un gran amigo de mi familia, que vive en Latinoamérica, y es el Rector de una importante universidad privada de su país. De visita en México, me comentaba que gastaban importantes sumas en la organización, protocolo, vestuario, arreglos, y todo lo necesario para el buen funcionamiento de la ceremonia de los Actos de Grado, pero eso cambió una vez que su Universidad asumió toda la organización del evento, desde el protocolo hasta mandar a hacer sus propias togas, birretes, y demás artículos necesarios,  de tal manera que los costos se redujeron en un 70%, tanto para la universidad como para los propios alumnos.

• Deshazte del tiempo muerto: Como ya lo sabes, el tiempo es oro, de modo que reducir las horas ociosas o la duplicación de funciones en tu organización es una manera muy efectiva de ahorrar dinero.  Para ello recuerda que cada cargo y departamento debe tener su manual de funcionamiento.

• Haz que el ahorro te pinte de verde: Acoge los programas de reciclaje como un gran aliado de tu empresa. Bajo esta premisa, comienza a observar el uso de los materiales de oficina; mucho se puede ahorrar en tonner, fotocopiadora, impresiones en blanco y negro, usando papel reciclado, reutilizando algunos materiales, eliminando papeleo innecesario y aprovechando más las comunicaciones electrónicas. ¿sabes los cientos de dólares que puedes ahorrarte si piensas verde?

Aunque es más fácil decirlo que asumir el ahorro como costumbre empresarial, puedes incentivar a tus empleados a tomar medidas premiando su esfuerzo con vacaciones o bonos  a cuenta de un porcentaje del dinero "recuperado" luego de la reducción general de los costos. ¡Así todos ganan!