!Los Manuales que salvan tu Negocio!

ActionCOACH Lic María Inés Morán

¿Has escuchado la premisa de que las personas son  el principal activo de una empresa? Pero si no les dices cómo deben llevar a cabo su trabajo, no estás aprovechando todo el potencial que tienes a la mano.

Cada una de las personas que forman parte de tu organización, deben conocer, no solamente qué objetivos cumplir en sus funciones, sino la  manera más eficiente de desempeñarlas. Eso significa que una de las herramientas más útiles que debes tener, es el  manual de Descripción de Cargos donde se especifican  las responsabilidades de cada uno de los  empleos que existen en tu empresa.

¿Te parece tedioso? Mientras más rápido desarrolles este manual,  menos quebraderos de cabeza tendrás con personas que no hagan correctamente su labores o se encuentren desenfocados.

La mejor manera de lograrlo es elaborando resúmenes, videos, cintas o fotos para explicar todo lo que se debe hacer en cada puesto hasta su último detalle. A fin y al cabo, un  manual de "Descripción de Cargos" permitirá a tu Pyme, tener bases sólidas en cuanto a las funciones, deberes y características que debe tener la persona que ocupará cada cargo. Y nada mejor que comenzar por aquellos empleos que ya se tienen o se crearán en un futuro cercano.

Quizás te preocupe  el esfuerzo que debes hacer en redactar, con lujo de detalles, cada labor de cada persona, pero, en el lado positivo,  es un esfuerzo que se hace solo una vez y te va a ahorrar mucho tiempo y dinero al no tener que orientar, a cada rato, a ese empleado, sobre cada  tarea que deba desarrollar.

Cuando contrato a alguien, recibe en su inducción, una guía detallada de sus labores, incluso con fotografías de cómo debe hacer las cosas. Desde contestar el teléfono, recibir a los clientes, qué ofrecerle, cómo preparar la sala de reuniones,  los archivos para las juntas, etc.  y de esta manera, tanto él como yo, sabemos que todos los pasos de su trabajo están cubiertos y tiene gran porcentaje de éxito, sólo por seguir la guía.

Estos documentos sirven para:

• Al momento de ingresar a una persona  a la organización, le es más fácil conocer  sus obligaciones y las expectativas que se esperan de su cargo.
• Son valiosas guías del día a día en el desempeño laboral de cada puesto. No hay excusas para el "Yo no sabía"
• Delimita funciones y evita que se solapen  o que se dejen sin atender áreas por falta de información entre los cargos

Además de mostrar los procedimientos adecuados, debe contener información de cómo el trabajador puede ser sobresaliente en sus funciones.

En definitiva, tus colaboradores y empleados, además de saber qué deben hacer, tienen que ser informados sobre cómo la empresa espera que sean logrados los objetivos.  Ahora hazte este pregunta final: ¿Dónde crees que les gusta más a los trabajadores laborar, donde hay manuales o donde nada está escrito?
¡Adelante ponte a escribir o haz que ellos mismos comiencen a hacerlo!

!Empleados juiciosos y enfocados!

ActionCOACH Lic María Inés Morán

Si quieres que tu personal cumpla con sus funciones  abalmente, no es suficiente que tengan una excelente disposición de trabajo, debes encargarte de darles una idea clara de sus roles.

Es muy común encontrar empleados quienes no hacen lo que se supone que deben hacer, y no lo hacen con intenciones malsanas o de saboteo: simplemente no han sido informados a cabalidad  sobre las responsabilidades que conlleva su cargo o peor aún,  cuáles son las funciones prioritarias que deben ejecutar para el cumplimiento de las metas globales de la empresa.

Te pongo un ejemplo: la principal función de un vendedor es generar la suficiente cantidad de prospectos, con determinado porcentaje  de conversión, para que, al materializarse  en clientes, compren tus productos o servicios invirtiendo un monto promedio.

Para lograr su meta, el vendedor de nuestro ejemplo, debe realizar 20 llamadas diarias a prospectos, pero si no tiene claro el punto focal de su cargo y la metodología para lograr su objetivo, puede que gaste el 80% de su tiempo preparando presentaciones de ventas muy elaboradas, y no realice  el número de llamadas que van a permitirle alcanzar su propósito.  Luego, al momento de hacer el recuento de las metas alcanzadas, nuestro vendedor resulta quedar  muy atrás de lo que se esperaba de su desempeño. ¿Puedes imaginar la cantidad de dinero que deja de ingresar a una Pyme porque los empleados no conocen las funciones prioritarias de su cargo?

Esta situación es responsabilidad directa de la gerencia, puesto que desde el departamento de Recursos Humanos,  tras ser reclutado, el novel empleado debe ser instruido sobre qué es lo que se espera de él  y las tareas a ejecutar de forma específica.

¿Por dónde empezar?

•  Organigrama: El primer paso es elaborar un organigrama completo de la empresa, desde el cargo más alto y el resto de los niveles de jerarquía. Ayuda a colocar a la gente adecuada en los lugares correctos.

• Descripción de cargos: Permitirá conocer en detalle las obligaciones y características de cada puesto de trabajo, establece y reparte mejor las cargas.

• Selección: una vez definidos los puntos anteriores, es más fácil el proceso de selección de personal tomando en cuenta  sus aptitudes y actitudes, además de definir con precisión la materia del adiestramiento que debe otorgársele.

Hace unas semanas tuve la oportunidad de conocer una Pyme dedicada a producir materiales de construcción y me agradó comprobar cómo, en un mercado altamente competitivo, los empleados de todo el organigrama estaban  muy claros en cómo hacer que la Empresa mejore cada vez más sus utilidades. Saben muy bien que si no cumplen con su trabajo de manera eficaz cada día, eso repercute directamente con las utilidades del negocio y la consecución de las metas.

Los empleados del departamento de compras, como es común, debían buscar al menos tres presupuestos por cada línea de material a adquirir, aunque, además del procedimiento estándar,  incorporaron normas bien establecidas sobre los tiempos de entrega, calidad del producto, e incluso de cómo hacer visitas a las fábricas de sus proveedores,  para conocer su situación operativa y verificar que tan confiables podrían  ser.

Sin lugar a dudas, si tus empleados tienen claro lo que deben hacer, cumplirán mejor con sus deberes  y se convertirán en juiciosos y enfocados. Es tu responsabilidad que  conozcan el alcance e importancia de sus funciones. No pierdas más tiempo y dinero: organiza tu Empresa.

Sé el Águila renovado de tu Empresa

ActionCOACH Lic María Inés Morán

Cuando me topo con alguien que está enfrentando  algún serio obstáculo en su negocio, como la separación de los socios o la pérdida de un gran cliente o quizá la renuncia del vendedor clave, suelo recomendar la lectura de "La Renovación de las Águilas", donde se  describe cómo,  esas hermosas aves de presa, al alcanzar la mitad de su vida, deben retirarse a una cresta   solitaria para iniciar un proceso de renovación necesario para  sobrevivir, mediante  el cual el animal debe comenzar por arrancarse dolorosamente su pico, luego sus uñas y finalmente su plumaje, en una transformación   que dura cinco meses, pero que le permite tener una alas más ligeras para alcanzar mejores habilidades de caza y defensa.  

El mensaje de renovación que conlleva nos toca a todos nosotros, ya que, a lo largo de nuestra vida en el negocio, tenemos que decidir el "arrancarnos esas uñas” que nos impiden crecer y progresar tal como esperamos.

Los momentos difíciles pueden perturbarte y hasta hacerte dudar de tus capacidades; sin embargo si permaneces en este estado lo mas seguro es que no progreses. Son esos instantes  de gran dolor emocional cuando precisamente podrías desatar un proceso de renovación, doloroso si, pero finalmente un proceso que te conlleva a algo mejor. 

Este proceso es la oportunidad de asimilar  importantes lecciones de vida y para tu negocio que, de otra manera, quizás, no podríamos aprender. 

Cuando  ocurren acontecimientos imprevistos que te colocan, de repente, ante una  dolorosa disyuntiva,  replantearte una serie de prioridades, metas y objetivos, es una excelente opción. Puedes elegir darte cuenta que necesitas trascender  alguna situación o persona para poder alcanzar tus metas. En otras palabras, "soltar" estar aferrado a personas o socios que no deberían estar en  tu empresa y en ese momento es cuando  puedes tomar la decisión de "arrancarte las  garras a picotazos" porque, aunque te duela , hay que entender que forma parte de la evolución de tu vida, que  ser el protagonista de  tu destino y no dejar que el miedo al dolor de alguna decisión te impida seguir creciendo.

• No dilates la decisión. La expectativa o la falta de certeza incrementa tu estado de ansiedad.
• No te aísles. Busca un grupo de apoyo, aunque sea pequeño, que te brinde sostén emocional.
• Visualizate. Ten la plena seguridad de que saldrás fortalecido de cualquier contratiempo. 
• Confía. No dejes que malas experiencias te roben la esperanza de volver intentar.

Recuerda que lo que estás haciendo es tomar medidas que, aunque dolorosas, son necesarias para tener mayores herramientas de éxito en tu vida. De modo que no permitas que el miedo te paralice y sea quien guíe tu destino. 

Y finalmente...Solamente libres de semejante peso podremos aprovechar el resultado valioso que siempre trae la renovación 

¡Ánimo!

Que tu empresa trabaje para ti

ActionCOACH Lic María Inés Morán

La mejor manera de ahorrar tiempo, energía, dinero y preocupaciones a los emprendedores, es el iniciar un negocio donde cada departamento trabaje en base a procedimientos definidos, que no den cabida a la improvisación.

Es posible que te des cuenta que todavía no tienes un sistema para cada proceso de tu negocio, y es natural, muy pocas personas inician con este aspecto en mente. La mayoría comienza  con su actividad  porque es excelente en su área, o porque tiene la oportunidad de comercializar un estupendo  producto, pero al pasar el tiempo, en lugar de tener un negocio, lo que ha construido es un autoempleo, donde el funcionamiento de la organización, o gran parte de ella, depende de su trabajo o sus conocimientos.

Esta es una trampa muy común que lleva al emprendedor a convertirse, no en un dueño de negocio, sino en un auto empleado,  con mayor carga de trabajo, sin tiempo y a veces sin el flujo de recursos que esperaba tener. ¿Conoces a alguien así?
Lamentablemente la razón por la cual, la mayoría de los dueños, trabajan tan duro, sin poder permitirse un espacio libre, es porque sus negocios no funcionan adecuadamente. Me explico: no se han creado los procedimientos que permitan  "sistematizar la rutina y humanizar las excepciones".

En  todas las Pymes de producción o comercialización de bienes y servicios, es posible crear sistemas de trabajo que permitan el buen desenvolvimiento de las actividades, una vez que se ha elegido a las personas adecuadas y  han sido entrenadas en una serie de  procedimientos estándar.  Incluso aquellos negocios que dependen del proceso creativo de su emprendedor, pueden tener un sistema donde, aquellos que deben producir las ideas, tengan los parámetros adecuados para hacerlo correctamente.

Lo primero en lo que debes trabajar es en desprenderte de ese afán controlador que impide que puedas considerar que tu negocio trabaje sin que tu estés. Aunque seas extraordinario en lo que haces, siempre hay maneras de enseñar a otros a hacerlo igual o parecido. Es necesario construir metodologías y esquemas que permitan estructurar tu Pyme para que trabaje siguiendo unos patrones o esquemas diseñados de antemano. Ese es el espíritu y el éxito de las franquicias.

No olvides que el tener tu propio negocio debe incluir el conseguir  espacio  para que puedas manejar tu tiempo de la forma en que decidas, ya que los encargados de tu empresa hacen que esta funcione  siguiendo las reglas que tu implementaste.

¿Vendes productos o compras clientes?

ActionCOACH Lic María Inés Morán

¿Qué pensarías si te digo que una nueva perspectiva de ver tu verdadero negocio, no es vender productos o servicios, sino atraer clientes a través del marketing?

Aunque resulte extraña la idea, lo cierto es  que tu mayor esfuerzo deberá hacer que tus clientes te compren una y otra vez, mas que hacer que vendas un producto o servicio por única vez a una persona. 

Debes invertir la mitad de tu tiempo, esfuerzo y dinero en llevar tus productos y servicios al mercado  a tiempo, mientras que la otra mitad debe estar enfocada en idear y promover las ventas y las estrategias de marketing,  que no es otra cosa que hacer que el mercado se acerque a tus productos y servicios y es aquí, justamente, donde muchas personas hacen menos esfuerzos.

Pero ¿de qué manera vas a hacer tu inversión en marketing?  lo que haces en realidad, es comprar a tus clientes con tu marca, y lo que te cuesta hacer eso, se llama costo de adquisición. Tu objetivo es conseguir la mayor cantidad posible de clientes, hacer que  ellos inviertan, una y otra vez, en tu negocios mucho más de lo que a ti te costó atraerlos y que esa cantidad también cubra los costos de producir tu producto o dar tu servicio.

¿Estás en el negocio de comprar clientes? Si al marketing lo consideras una inversión para que los clientes compren, entonces de seguro dedicarás cada vez más tiempo a esta actividad, en la cual debes asegurarte de poder medir el retorno de tu inversión. Puesto en otras palabras, conocer cuánto te costó esa publicidad, cuántas personas acudieron a tu negocio atraídos por lo que ofrece ese anuncio y cuántas personas compraron en definitiva.

Dicho en otras palabras: al adquirir tus clientes, debes tomar en cuenta que el presupuesto que debes asignar a tus estrategias de marketing debe estar vinculado directamente con el costo de adquisición, que pasa a ser el  costo de tu  campaña publicitaria, entre  el monto total que  gastaron en tu negocio los clientes atraídos por ella, en un tiempo determinado.

                                                    FÓRMULA:

                                       Inversión  ($) de Marketing     = Costo ($) de Adquisición del cliente

                                          Monto ($) de ventas

Conozco el dueño de una sastrería, que decidió intentar una campaña de mercadeo a un valor de  3 mil dólares, que atrajo a su negocio por primera vez unas 20 personas, pero de esa cantidad solo dos decidieron comprar unos trajes para caballeros a un valor al público de mil dólares.

Al medir los resultados, aunque la tienda se llenó de personas, hay que admitir que no tuvo el impacto necesario para ser sustentable, puesto que solo produjo 2 ventas de 1 mil dólares cada uno, y el costo de producción de los trajes era de US$ 500.  En definitiva, esa estrategia dio una pérdida de US$ 2000 ¿Ves la importancia de medir?. No obstante, si de esas 20 personas que acudieron en una semana, 12 hubiesen comprado  a razón de US$ 1000 cada una, entonces las cifras serían  más interesantes puesto que hubiese tenido  una ganancia de US$ 3000, luego de descontar  el costo de producción de los trajes así como el valor de la campaña. "Compraste" cada nuevo cliente a un valor de 250 dólares. (3000/12=250)

Piénsalo: ¿Cómo crecería tu negocio si te enfocas en  desarrollar un plan de mercadeo  o en redes sociales, que hacen que, potencialmente, aumente el número de personas dispuestas a pagar  por tus productos y servicios con lo cual se incrementa tu  utilidad neta? Es una publicidad que no solo se paga a si misma sino que te deja utilidades y por lo tanto es un excelente procedimiento  que podrás desarrollar indefinidamente: Si mides sus resultados y, al mismo tiempo,  pruebas nuevas técnicas, tus prácticas de marketing se "pagarán solas". Solo debes enfocarte en reducir tus costos de adquisición de clientes y elevar el número de transacciones que ellos puedan hacer en tu negocio a lo largo de su vida como consumidores.