¿Cuánto conoces tu negocio?

por Lic. ActionCOACH María Inés Morán

En estos días me conseguí a un gran amigo quien tiene una distribuidora de repuestos automotrices. Tras saludarnos, le pregunté cómo estaba su negocio y me comentó que "bien, a pesar de que las ventas han caido un poco por la situación del país". Nos tomamos un café mientras le preguntaba aspectos puntuales para conocer la verdadera causa del decaimiento de sus ventas y la conclusión fue obvia: más allá de la contabilidad, no tenía ningún tipo de estadísticas sobre cómo, en realidad, funcionaba su empresa, ante lo cual, aunque es más facil culpar a la "economía del país", no tenia idea de qué verdaderamente podría estar pasando.

Un médico no da una receta sin antes hacerle un examen a su paciente. De la misma manera, tu empresa requiere que monitorees la totalidad de su funcionamiento con el fin de mantenerte informado y poder hacerla crecer o tomar medidas a tiempo si algún área requiere atención inmediata.

Saber la situación completa de la empresa, aparte de necesaria, es el punto de partida para llevar a cabo cualquier mejora o cambio y la forma de constatarlo es conociendo los Indicadores Claves de Desempeño, que no son otra cosa sino información organizada sobre todos los aspectos de tu negocio. ¿Cuáles?, pues cómo está el desempeño de la gerencia general, el departamento de mercadotecnia, el departamento de producción u operación, el departamento de administración, recursos humanos y atencion al cliente, por ejemplo.

Estarás preguntándote de qué manera computar los indicadores de desempeño de tu negocio y, aunque no hay un directorio establecido, sí existen algunos de uso generalizado.

Voy a darte algunos ejemplos que pueden ayudarte a crear tus propios indicadores:

1. Si queremos entender el nivel de cumplimiento de entregas a los clientes, por ejemplo, debemos contabilizar el total de pedidos despachados y cuántos de ellos no fueron entregados a tiempo, de manera que una simple regla de tres nos dará cuál es el porcentaje de cumplimiento o incumplimiento que, como sabrás, incide directamente en la percepción del servicio por parte del cliente, en la fidelidad que pueda desarrollar ante tu empresa o en la recaudación de tu cartera. (Usa la fórmula de Total de pedidos despachados x 100 dividido entre los pedidos que no fueron entregados a tiempo)

2. Para saber con exactitud tu inventario, al inventario teórico (El que tienes en tus registros) debes restar el inventario físico inventariado en un momento determinado.

3. El conocer el índice de rotación de la mercancía, nos permite saber el número de veces que el capital invertido se recupera a través de las ventas. Se conoce multiplicando por cien las ventas acumuladas y dividiéndolas por el inventario promedio.

Puedes hacer fórmulas para medir la productividad de tu mano de obra, el ausentismo laboral, frecuencia de accidentes, el costo de despachar cada 100 dólares (o la unidad monetaria que elijas), y todos aquellos puntos que consideras pueden darte información valiosa sobre el estado de tu empresa.

No hay que olvidar que los Indicadores Claves de Desempeño son un medio y no un fin, son un apoyo para saber como se encuentra la organización y por eso sería un error pretender matizarlos, encubrirlos o ignorarlos.

¿Qué hacer con eso? Con todas esas tablas analizadas y discutidas entre tu equipo, puedes trabajar exactamente las áreas problemas, ensayando soluciones que te permitan tener más clientes, mayores ventas, escalar posiciones en el mercado local o cualquier otro aspecto que debas mejorar para que tu negocio sea sólido y exitoso tal como lo has proyectado.

!Auxilio!...No tengo sistemas en mi negocio!

ActionCOACH Lic. María Inés Morán

Cuando un negocio inicia, el emprendedor y un pequeño número de empleados, realizan todas las tareas y conocen todo lo que hay que hacer, pero una vez que el negocio va creciendo, se diversifica y se abren otros departamentos,  se hace necesario contar con mayor número de personas y actividades  y es en ese momento crítico cuando existe un verdadero peligro de que comience a perderse el control de todo y, en lugar de negocio, se convierta en un sitio que requiere apagar incendios cada día, resolver dificultades y, a la larga, además de extenuante, incrementa las posibilidades de que el sueño del emprendedor se vaya al traste.

 Brad Sugars, el coach de negocios fundador de ActionCOACH, en su libro Multimillonario en Entrenamiento nos señala que  “con buenos sistemas en marcha, deberías ser capaz de poner tu negocio en piloto automático”

¿De qué se trata?Pues de documentar todos los pasos y operaciones que se deben llevar a cabo dentro del negocio para así mantener el servicio o la producción, justo como se quiere, todas las veces, todo el tiempo, tal como se comprometieron a hacerlo.  Lo más importante: que el negocio no requiera la presencia del emprendedor para funcionar correctamente y que produzca resultados consistentes y  confiables.

Una pequeña tienda de servicio fotográfico puede creer que no necesita un proceso sistemático,  que con recibir los archivos y entregar las fotografías impresas ya está cumpliendo al menos el 90% del trabajo. ¡Es un grave error! La forma exacta de atender al cliente, la compra de material, el café o té que ofrecerá a los que esperan, y un sinfín de actividades que suceden cada día en esa pequeña tienda, deben ser sistematizados.

¿Te parece arduo, tedioso e innecesario? Déjame explicarte que un buen sistema te ahorra tiempo, dinero y muchísimos dolores de cabeza.

Quizás te preguntarás ¿cuándo es el momento para iniciar este proceso? No debes esperar que tu negocio crezca y comiencen los problemas para iniciar el ordenamiento  del mismo. Mientras más temprano comiences tendrás más ventajas sobre el resto de tus competidores. Debes comenzar por enlistar todas las actividades rutinarias, diarias, semanales o mensuales que cada empleado necesita cubrir, lo cual te permitirá hacer un mapa de los varios puestos dentro del negocio y servirá para hacer las descripciones de cargos.

Hay que escribir todo de manera que, si te tomas unos días o unas semanas sin estar en tu negocio, alguien pueda hacerlo igual de bien que tú. Ocúpate de crear un manual de administración de tu negocio paso a paso, de las cosas que realizas para fomentar interés en tu producto o servicio, cómo se entrena a tu personal, la inducción,  códigos de comportamiento, incentivos, trato con el público, atención telefónica, redacción de las comunicaciones. Tómate tu tiempo porque estás construyendo los cimientos de una empresa fuerte y exitosa.

Sin embargo debes tener cuidado en que luego de hacer todo ese esfuerzo, el resultado solo adorne las estanterías de las oficinas ejecutivas y no sea el plan de ruta de la empresa. Un manual de “Buenas Intenciones”, o de pura teoría, sin que se lleve a la práctica, sería uno de los mayores errores que se puede cometer en los negocios.

Además, el proceso de sistematización debe ser  cuantificado de modo de evaluar su implementación y efectividad, así como poder hacer los cambios que se necesiten porque nada es estático, todo evoluciona y los sistemas deben ser sometidos a revisión periódica gracias a la experiencia y colaboración de los mismos empleados.

Ten en cuenta que “El verdadero negocio de los emprendedores es  crear empresas rentables sin que dependa de ellos para  reproducirlas y/o venderlas”.

¿Qué hace un Emprendedor el fin de semana?

Seguramente como dueño de negocios, has estado tomando decisiones durante toda la semana, motivando a tu equipo, siendo ejemplo de la visión, misión y cultura de tu empresa, buscando formas de hacer nuevas alianzas y  revisando tu tablero de control, entre otras cosas. Ahora te pregunto, ¿acaso no mereces un descanso?

¿Pero qué significa descansar cuando tal vez no has alcanzado o terminado todas las cosas por hacer?. Significa estar en paz, que tu mente se aquiete de pendientes y puedas recargar las energías necesarias de tanta exigencia de tus procesos cognitivos.

Jeffrey Gitomer, en su Libro la "Actitud del Sí", recomienda que una buena acción para poder estar en paz y tener una actitud positiva es desarrollar la práctica de vaciar tu mente. Esto es algo tan simple, como Anotar todo, es decir escribe todos tus pendientes la noche anterior. El solo el hecho de anotar tus pendientes tiene un efecto relajador y liberador. Si no te ha dado tiempo de hacer esto durante la semana designa unos 10 minutos para anotar tus pendientes y ahora si, estar preparado para otro tipo de descanso.

Grandes mentes precisan actividad física. He visto personas que aprovechan el fin de semana para realizar una larga caminata, una buena excursión o pedalear en su bici unos cuantos kilómetros. La adrenalina que genera este tipo de actividad provoca un aumento de tu estamina y pasado esto, la mente paradójicamente ha descansado.

También el solo hecho de tener un hobby o actividad alterna y esperar el fin de semana para hacerlo, llena de esperanzas a muchos. Imagina a esa persona que tiene como hobby la pintura, escultura, cocinar, escribir o tocar un instrumento, ¿crees que le costaría levantarse temprano el sábado o domingo para realizar lo que le apasiona? Mike Tyson cría palomas, Orlando Boom le dedica a escalar mientras que el boxeo y el automovilismo cautivan a Carlos Slim y sus herederos; los toros y el coleccionismo de arte son otras aficiones del empresario mexicano y su dinastía.

A medida que van teniendo tanto éxito con sus negocios, muchos emprendedores se les despierta el sentido de regresarle algo a la comunidad que pertenecen, es decir, no solo donan dinero a ciertas instituciones sino que le dedican tiempo. La ex golfista mexicana Lorena Ochoa tiene una fundación, la cual ayuda en la educación de niños, además de buscar la construcción de un hospital infantil en su tierra natal: Jalisco.

¿Quién ha dicho que los eruditos no les gusta lo trivial?. He conocido a empresarios con una sabiduría profunda de todos los ámbitos de un negocio pero que al mismo tiempo disfrutan de temas superficiales. Las conversaciones simples de interés común pueden conllevar a risas y carcajadas. El profesor Robin Dunbar de la Universidad de Oxford, quien dirigió la investigación, considera que las risas incontrolables liberan sustancias químicas llamadas endorfinas en el cuerpo que, además de generar una leve euforia, también calman el dolor.

En fin, cada uno puede encontrar las actividades que mejor les relaje. Si no las has encontrado te propongo que le dediques un tiempo a eso y quizá en el camino encuentres un buen chiste que te haga ¡llorar de risa!.

Dragones en los Negocios

ActionCOACH María Inés Morán

El "autoboicot" o el "autosabotaje" es una experiencia extendida en la mayoría de los seres humanos, y todo se inicia en tu propia mente. Aunque sabemos qué es lo que debemos hacer, y que el momento es ahora,  tenemos un miedo que nos paraliza y nos impide alcanzar nuestras metas de negocios.

¿Cuántas veces no te encontraste de niño con temor a los monstruos debajo de tu cama?¿Te trasnochaste, durante tu juventud,al ver una película de vampiros? ¿No te atrevías a acercarte a esa persona que te hacía soñar por miedo al rechazo? Ya de adulto no son monstruos ni vampiros, pero ese miedo a otras cosas continúa evitando que tengas una vida plena.

La buena noticia es que aunque durante años te dedicaste a hacer conexiones neuronales sobre lo malo que te puede ir en la vida, en los negocios o lo mal que va el país, puedes reentrenarte para que sean lo pensamientos positivos los que dominen tus emociones y mente.

En la televisión o en los libros,encontramos historias que bien pudieran ser las nuestras una vez que aprendamos a encontrar, en nuestro interior, la manera de dejar atrás nuestros miedos, y comenzar a actuar. La historia es así:

“Una persona normal como tú  y yo toma una decisión, y esa decisión es un viaje, una travesía, donde decide hacer algo que marque la diferencia. Y en esa travesía común, hace cosas extraordinarias y se convierte en un héroe. ¿Cómo ocurre? Bueno, en el camino (si tenemos la suerte) conoce a un hombre muy sabio. ¿Qué hace este hombre tan sabio? Le da consejos poderosos o armas poderosas. Ahora armado, esta persona se dirige hacia el reino encantado, o el castillo en una tierra muy lejana en busca de una damisela en apuros, o un tesoro incomparable, o un santo grial. ¿Qué hace? Lucha contra los malos, lucha contra los problemas. Se topa con maravillas más allá de la imaginación y con los mil y un monstruos. Pero armado con un corazón puro y el poder del hombre muy sabio, le gana al dragón, libera a la damisela, recupera el tesoro, regresa a casa con el premio.”

Esa es la historia favorita de la humanidad. La puedes encontrar como la trama de libros de cualquier edad y cultura. A veces el nombre del héroe es Lancelot, otras veces es LukeSkywalker. No importa si es en La divina Comedia de Dante, o de Jack y los Frijoles Mágicos, o del juego Castillos y Dragones. Ahora dime, ¿nunca lo has soñado? ¿Nunca has tenido el sueño de ser la persona a la que todos respetan y aman, que mejoró toda una comunidad, que cambió para mejor, a su trabajo, a su familia o a sus amigos?

El secreto para convertirte en el héroe de tu propia vida consiste en realizar un cambio desde tu forma de ser y ver la vida. Haz una limpieza mental que te prepare a vencer el dragón de tu propio cuento de hadas. ¿Cómo?:

1. Controla tus ideas, pensamientos o recuerdos indeseados sustituyéndolos, apenas lleguen a tu mente, por algo profundamente agradable, o intenta hacer una historia de final feliz y exitoso, donde te “regodees” en el éxito que vas a alcanzar.

2. Cuida tu lenguaje. Tu cerebro te escucha y hará todo lo posible por obedecerte, ya sea que pienses que es “casi imposible bajar de peso” o que “hagas lo que hagas el negocio no levantará sus números por la crisis económica”. Además de ser falsas estas premisas, hay que sustituirlas por “voy a encontrar la forma de mejorar mi negocio o mi salud, así deba hacer un mayor esfuerzo”. Tu mente, tu ánimo y disposición trabajarán para hacer posible esta premisa y no para caer derrotada ante las anteriores formas de hablar o pensar.

3. ¡Frente en alto! Con solo mejorar tu postura al caminar, al sentarte, ya estás trabajando en mejorar tu autoestima. Sonríe, y mantente aseado. Todo contribuye a que te sientas mejor.

El mensaje de poder pensar negativamente es que te obliga a enfocarte en lo que no tienes, en cómo las cosas no son cómo quisieras que fueran. Y, con eso, muy pronto te encontrarás con un dragón y estarás desarmado, no podrás defenderte. Y sin importar si te come o no, sentirás el mismo nivel de dolor.

Por el contrario, el mensaje de pensar positivamente es el poder que te da la  FE. Nos enseña a que, sin importar el ambiente, debemos enfocarnos en lo que sí poseemos, y  en que las cosas funcionen. ¿Ya tienes tu armadura de pensamientos positivos para dar tus batallas diarias?Adelante, entonces.

Negocios familiares, ¿Éxito o fracaso?

ActionCOACH Lic María Inés Morán

 Uno de los primeros cálculos que debe hacer un emprendedor es de dónde sacará el capital para iniciar su negocio. Por lo general, la familia es una de las posibles fuentes de ingreso en la cual pensamos porque es, justamente, en el seno de la familia, donde se discuten las primeras ideas sobre la necesidad de tener una independencia económica o porque todavía no tienes historia crediticia ante los entes comerciales. ¿Es una verdadera opción?

Acudir a familiares para solicitar parte o la totalidad de los recursos que necesitas para iniciar tu negocio elimina gran parte del papeleo inicial que se debe hacer para “probar”, ante terceros,  tu estabilidad financiera, tu capacidad de pago, tu honestidad en los negocios y otra cantidad de requisitos que, aunque necesarios, constituyen un verdadero quebradero de cabeza.

No obstante, el acudir a la familia genera una serie de retos que debes saber si estás dispuesto a  permitir, como por ejemplo, que las relaciones de confianza se inmiscuyan en la toma de decisiones además de que facilitan las críticas a tus acciones, y el hecho de que esas mismas relaciones puedan verse afectadas. Aunque existen otras fuentes de recursos que pueden ser más convenientes y de las cuales hablaremos más adelante, tampoco puedes negarte a priori ante esta opción, pero debes tomar grandes precauciones para que tu ambiente familiar no se enrarezca. ¿Cuántos amigos tenemos que iniciaron empresas familiares y además de fracasar en la empresa las relaciones quedaron profundamente afectadas?

Se debe comenzar con Reglas Claras. Hay que colocar por escrito y, si es posible, ante instancias legales, los parámetros de la participación familiar, ¿Es un préstamo que no implica injerencia en los asuntos operacionales o administrativos?.Entonces hay que establecer los intereses del préstamo, los plazos de pago e incluso, de ser posible, las garantías adecuadas y, sobre todo, debes respetar estrictamente los acuerdos.

¿Tu familia prefiere mantener la figura de sociedad? Nadie, por mero altruismo,  invierte el capital que ha estado guardando, ni siquiera tu familia, por tanto pueden ver en tu emprendimiento la posibilidad de satisfacer  sus propias necesidades personales, además de las financieras. Ten en cuenta que, al asumir este compromiso, se diluye tu propiedad, y el control que desees mantener. En este esquema se deben dejar en claro las responsabilidades de cada socio, los derechos, y las condiciones generales.

También puedes ofrecerle acciones de tu negocio por su inversión, por lo que estarías adquiriendo un modelo corporativo de tu emprendimiento, esto te otorga la posibilidad de tener varios accionistas, familiares o no, y el control que asumas de tu negocio depende de la cantidad de acciones que conserves para ti.

Sin embargo, los bancos comerciales, o asociaciones de ahorro y préstamo son una opción valiosa y debes considerarlo aun antes de acudir a tu familia. Ellos solicitan una gran cantidad de requisitos y garantías, incluso sobre tus bienes, pero no intervienen en el funcionamiento de tu negocio.

Puede suceder que no quieras complicar tus finanzas acudiendo a terceros y cuentes con un colchón para iniciar tu negocio con tus propios recursos. Pero iniciar tu empresa utilizando en exclusiva tus recursos y, más aún, cuando se involucra gran parte o la totalidad de ellos, no es una buena idea. Mi hermano David siempre me recuerda que “no debemos colocar todos los huevos en una sola cesta”, y lo más conveniente es que tus propios recursos sean el respaldo ante posibles eventualidades, que suelen aparecer en los primeros meses de operación.

El buscar recursos para concretar esa idea maravillosa que tienes, puede ser una de las primeras pruebas a las que te enfrentas para conocer tu capacidad emprendedora. Tal como dijo Miguel de Unamuno, “El modo de dar una vez en el clavo es dar cien veces en la herradura”.  El principal capital con el que cuentas es tu propio esfuerzo y perseverancia, ¡date la oportunidad!

¿Dejas de hacer lo importante por atender lo urgente?

ActionCOACH Lic María Inés Morán

                                                                            Saber lo que realmente se quiere es indispensable para avanzar en la vida; trazar la estrategia y el tiempo que te tomará lograrlo nos mantiene enfocados en nuestro éxito, pero lamentablemente, en muchas ocasiones, hay una gran cantidad de pequeñas cosas o actividades que nos roban la energía, nos distraen e impiden caminar consistentemente hacia nuestro objetivo. 

El categorizar nuestras situaciones como “urgentes” o “importantes”, nos brinda una orientación sobre  cuál debemos ponerle empeño en determinado momento; nos resta angustia sobre el cúmulo de situaciones que tenemos en nuestras manos al mismo tiempo y debemos resolver.

Lo urgente requiere tu atención inmediata, resolverlo de una vez, pero lo importante requiere que te enfoques en lograrlo, puede ser en cualquier área de tu vida, incluso en lo personal, como es el tiempo de calidad que quieres dedicar a tu familia, o el necesario para lograr tus objetivos, y no debes permitir que distracciones menores te roben ese tiempo y energía.

Muchas veces no podemos terminar las cosas importantes porque recibimos llamadas telefónicas de personas que alargan la conversación, visitas no esperadas en el tiempo que tienes destinado para algo importante, o uno mismo cae en prácticas de postergación de lo importante con otros asuntos irrelevantes.

Así sucedió con Antonio, un profesor universitario a quien le costaba muchísimo trabajo entregar los exámenes a tiempo o las notas a la administración y no disfrutaba de tiempo libre prácticamente nunca, siempre encima de libros preparando sus clases, exámenes o corrigiendo trabajos de sus alumnos. Pero al hacer un análisis de su horario, Antonio, junto a su coach, pudo descubrir que su vida se encontraba plagada de interrupciones, llamadas telefónicas, alumnos que constantemente iban sin previa cita a hacer preguntas o colegas que se sentaban en su oficina a tomarse el café.

Luego de unas semanas con su ActionCOACH, se dio cuenta que tenía que limitar a horas específicas la atención a sus alumnos, y cerrar la puerta de su oficina a los amigos que solían visitarlo. También se dio cuenta que el teléfono celular era una gran fuente de distracción porque, a través de mensajes de texto  mantenía el contacto con su familia por lo que terminaba haciendo miles de cosas que le robaban el tiempo y no le permitían avanzar en sus metas.

¿Debemos aislarnos del mundo?, ¿dejar en segundo plano nuestros amigos, nuestros asuntos personales o familiares para alcanzar el éxito que buscamos?, ¡Por supuesto que no!, pero puede resultar contraproducente ir en pos de grandes objetivos o metas sin antes poner en orden las bases de nuestra vida y negocio.

Una buena forma de lograr esto, es eliminar las molestias que te están robando energía.

1. Categoriza en Urgente e Importante: Te darás cuenta que muchas de las cosas que te preocupan y te restan energía no tienen mayor importancia e impacto en tus objetivos.
2. Haz una lista de lo urgente: No sirve hacerla mentalmente, debes ponerla por escrito. Debes escribirlas para que todas las molestias salgan de tu mente,  se plasmen en un papel y puedas analizar la cantidad de cosas pequeñas que tú has permitido hasta ahora que tomen el control de tu vida.
3. Toma un día para trabajar en las cosas de tus “urgencias”: Escoge algo que puedas hace en un día, tal vez ese cajón desordenado de tanto tiempo o finalmente hacer una cita con tu dentista.  Fija un plazo para acabar con tu lista y verás que  solo el hecho de escribirla, tu mente se enfocará en las soluciones y empezará  a avanzar.
4. No permitas que los demás dominen tu agenda: Hemos conversado anteriormente de lo importante que resulta llevar un horario de tus actividades, de manera que si recibes alguna distracción externa, debes, con mucho tacto, hacerle saber que estarás dispuesto en tal o cual momento para prestarle toda tu atención.
5. Mantén tu foco en lo importante: La palabra clave en este sentido sería la consistencia y el compromiso del logro.  Tómate el tiempo necesario para alcanzar tu objetivo. Esto es básico para que el éxito sea duradero.

La práctica constante de estos pasos reducirá, en pocas semanas, el  número de cosas que te distraen, y podrás reemplazarlas por otras fuentes de energía  o acciones positivas y enriquecedoras

¿Qué  tal si la comienzas ahora mismo? ¡Si, AHORA!  Ve ya por un lápiz y un papel y comienza a dar los primeros pasos de un proceso de control y ¡muy pronto  te descubrirás convirtiéndote en un impulsor del cambio congruente!